SMS y correo bidireccionales para contratistas, con resúmenes de llamadas en cada contacto

Escriba a sus clientes por SMS y correo desde conversaciones que ve toda la oficina, revise llamadas grabadas con transcripción y un resumen con IA de 2–3 oraciones, y envíe presupuestos y facturas con plantillas que completan los datos.

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Resumen IA de 2–3 frases por llamada grabada Incluido en todos los planes iOS & Android
Bandeja de Conversaciones de Forz con un hilo de SMS en ambos sentidos sobre una unidad HVAC de techo que se calienta, con los datos del contacto a la derecha
Conversaciones por SMS en ambos sentidos con los datos del cliente al lado.

El problema con la forma tradicional

Mensajes de clientes en teléfonos personales

Un cliente le escribe al celular de un técnico para cambiar una cita. La oficina nunca lo ve, y cuando ese técnico tiene el día libre, la conversación se va con él.

Llamadas que nadie anotó

El administrador de la propiedad llamó por una fuga que volvió a aparecer. Si nadie tomó buenas notas, los detalles quedan en la memoria de un despachador y en ningún otro lado.

El mismo correo, escrito otra vez

Cada correo de presupuesto y de factura se escribe desde cero, con un asunto distinto cada vez y, a veces, sin el número del documento.

Cómo funciona en Forz: comunicación con clientes

Conversaciones por SMS bidireccionales

Envíe un SMS a un contacto desde Forz y vea sus respuestas en el mismo hilo. Los mensajes pasan por su propia cuenta de Twilio o por la telefonía de Forz (con precio aparte), y las respuestas entrantes aparecen como no leídas para todos los asignados a la conversación.

Hilos de correo en la misma bandeja

Inicie una conversación por correo en lugar de SMS. Si un contacto tiene únicamente un número móvil o únicamente un correo, Forz elige el canal por usted, y los mensajes pueden llevar archivos adjuntos.

Bandeja compartida: Abiertas, Cerradas y Pospuestas

Filtre por Tu Bandeja, Todos o No Asignado, con el conteo de no leídas en cada uno, y active No leídas para ver solo los hilos sin leer. Posponga un hilo con 1 hora, 4 horas, Mañana por la mañana o La próxima semana (ambas a las 9:00 AM), y vuelve a Abiertas por sí solo.

Registro de llamadas con grabaciones

Las llamadas entrantes y salientes que pasan por su cuenta de Twilio o por la telefonía de Forz se registran con dirección, números, estado, duración y grabación. Forz relaciona el número de quien llama, o el número que usted marcó, con sus contactos.

Transcripciones y resúmenes de llamadas con IA

Las llamadas completadas con grabación se transcriben automáticamente, y la IA redacta un resumen de 2–3 oraciones. El resumen se guarda como una nota Resumen de la llamada en el contacto correspondiente, para que los despachadores lean lo que se dijo sin volver a escuchar la llamada.

Correo desde cualquier presupuesto, factura o trabajo

Haga clic en Enviar por correo en un presupuesto, una factura, un trabajo, una orden de compra o una orden de venta. Forz completa el destinatario y la plantilla, incluye un enlace a la página del documento en el portal, registra una nota y pasa a Enviado el presupuesto o la factura en borrador.

Plantillas de correo con variables

Las plantillas predeterminadas de presupuestos, facturas, trabajos, órdenes de compra y órdenes de venta completan el número del documento, el monto y el nombre de su empresa. Ajuste el texto, cree sus propias plantillas y envíe desde una dirección verificada, como facturacion@suempresa.com.

Detalle de una llamada en Forz con la hora, la duración y los números de una llamada entrante, la tarjeta del contacto y un resumen de IA de 3 oraciones
Cada llamada grabada recibe un breve resumen con IA en su pestaña Visión General.
Detalle de una llamada en Forz con la grabación y una transcripción por interlocutor de una llamada sobre trabajos de alarma contra incendios en un hospital
La transcripción, con cada interlocutor identificado, junto a la grabación.

Cómo configurarlo

  1. Elija su servicio telefónico. Use la telefonía de Forz, con precio aparte, o conecte su propia cuenta de Twilio: un administrador ingresa el Account SID, el Auth Token y el número de teléfono de Twilio (en formato E.164, como +15551234567) en Configuraciones > Integraciones, y Forz verifica las credenciales y muestra Conectado.
  2. Active Llamadas. Llamadas es un módulo que se activa en Configuraciones > Módulos. Las llamadas grabadas se transcriben y se resumen automáticamente.
  3. Verifique un remitente de correo. Agregue una dirección de envío y verifíquela (confirmación del correo, DKIM y dirección de retorno). Asigne a cada remitente un propósito: General, Facturación (facturas, presupuestos, trabajos y órdenes de compra), Soporte (respuestas desde la bandeja de conversaciones) o Notificaciones (flujos de trabajo, alertas y correos del portal).
  4. Mantenga ordenados los números de teléfono. Guarde los números de cada contacto con una etiqueta y el código de país. Forz los normaliza a dígitos y relaciona las llamadas y los mensajes entrantes con el contacto correcto.
  5. Ajuste sus plantillas. Modifique los correos predeterminados de presupuestos, facturas, trabajos, órdenes de compra y órdenes de venta en Configuraciones > Notificaciones por correo > Plantillas de Email, y luego envíese una prueba desde un documento en borrador.

Qué pasa después de una llamada grabada

PasoLo que hace Forz
La llamada termina con grabaciónPone en cola la transcripción unos 5 segundos después
La transcripción está listaLa IA redacta un resumen de 2–3 oraciones
Coincidencia con el contactoCompara el número de quien llama (entrante) o el número marcado (saliente) con sus contactos
RegistroGuarda el resumen como nota Resumen de la llamada en ese contacto, visible en su historial de actividad

Las llamadas perdidas y las llamadas con la grabación desactivada no tienen transcripción. Forz no contesta el teléfono por usted: su equipo atiende cada llamada, y Forz conserva el registro.

Cuatro días en la oficina

HVAC: seguimiento de una reparación

Al día siguiente de reparar un aire acondicionado, una despachadora le escribe a María desde Conversaciones: “Hola, ¿su aire acondicionado funciona bien después de la reparación de ayer?”. La respuesta de María llega al mismo hilo. La despachadora cierra la conversación o abre una orden de trabajo de seguimiento.

Plomería: una llamada por una fuga

Un administrador de propiedades llama para decir que la fuga de ayer no quedó resuelta. La despachadora abre la llamada en el registro del día y lee el resumen en la pestaña Visión General de la llamada: la fuga continúa bajo el fregadero de la cocina, el cliente pide una visita de regreso esta semana y hay daño por agua en un gabinete. La orden de trabajo de seguimiento empieza con esos detalles ya escritos.

Protección contra incendios: confirmar una inspección por correo

Dos días antes de una inspección de seguridad contra incendios programada, la despachadora le escribe por correo al administrador del edificio desde Conversaciones con la fecha, la hora y el nombre del técnico, y pospone el hilo hasta mañana por la mañana, el día anterior a la visita, para revisar si hubo respuesta.

HVAC en temporada alta: ordenar la bandeja

Cuando llegan decenas de mensajes al día, el despachador principal trabaja el filtro No Asignado, responde o agrega a un compañero en cada hilo, y cierra los que ya terminaron para que la vista Abiertas muestre solo las conversaciones activas.

Funciona con el resto de Forz

  • CRM para servicios de campo: cada conversación y llamada aparece en el historial de actividad del contacto, y las listas de llamadas organizan el seguimiento saliente.
  • Presupuestos y el Portal del Cliente: al enviar un documento por correo se incluye un enlace a su página en el portal, donde el cliente acepta un presupuesto o paga una factura.
  • Reservas en línea: los clientes que reservan una franja de llegada reciben un correo de confirmación con esa franja.
  • Automatización de flujos de trabajo: la acción Enviar correo se ejecuta con reglas Cuando-Si-Entonces, por ejemplo, para avisarle por correo al técnico cuando un trabajo pasa a Programado.
  • Agentes de IA: los resúmenes de llamadas vienen integrados, y además puede conectar su propio agente mediante la CLI de Forz o la API REST.
  • Integraciones: Twilio para SMS y voz, además de QuickBooks Online y Stripe.

¿Lo está configurando? La guía de conversaciones, la guía de llamadas y la guía de la integración con Twilio (en inglés) explican cada pantalla.

Popular en estas industrias

HVAC Plomería Servicios eléctricos Protección contra incendios

Preguntas frecuentes

Sí. Las conversaciones permiten que su oficina envíe y reciba SMS en hilos ligados a cada contacto, junto a los hilos de correo en la misma bandeja. Los mensajes entrantes aparecen como no leídos para todos los usuarios asignados a la conversación, así que una respuesta no se queda en el teléfono de una sola persona. Los hilos se pueden asignar, cerrar o posponer hasta una hora determinada.

No. Los SMS y las llamadas de voz pueden pasar por su propia cuenta de Twilio o por la telefonía de Forz, que tiene un precio aparte. Para usar Twilio, un administrador ingresa el Account SID, el Auth Token y el número de teléfono de Twilio en Configuraciones > Integraciones, y Twilio le cobra su uso directamente en su cuenta de Twilio. Las conversaciones por correo no necesitan ninguna de las dos opciones.

Sí, en las llamadas grabadas, ya sea que pasen por su propia cuenta de Twilio o por la telefonía de Forz. Cuando termina una llamada grabada, Forz la transcribe, redacta un resumen con IA de 2–3 oraciones y lo guarda como una nota Resumen de la llamada en el contacto cuyo número coincide. Las llamadas perdidas y las llamadas sin grabación no tienen transcripción.

No. Forz no contesta llamadas ni habla con quien llama. Una persona de su equipo atiende la llamada, y después Forz transcribe y resume la grabación para que los detalles queden en la ficha del contacto. Las transcripciones y los resúmenes de llamadas con IA vienen integrados en Forz.

Las conversaciones admiten SMS y correo. Cada hilo está ligado a un contacto y a un canal, y si ya existe una conversación abierta con el mismo número de teléfono o correo, Forz le ofrece continuarla en lugar de crear una duplicada. Los flujos de trabajo también pueden enviar un correo automáticamente, por ejemplo cuando se crea o cambia un trabajo, un lead o un cliente.

Sí. Forz crea plantillas de correo predeterminadas para presupuestos, facturas, trabajos, órdenes de compra y órdenes de venta. Los administradores pueden editar el asunto y el cuerpo, insertar variables como el número de factura, el monto y el nombre de la empresa, y crear plantillas propias, como un recordatorio de pago. Las plantillas predeterminadas se pueden editar, pero no eliminar.

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