Cómo funcionan los presupuestos en Forz
- Cargue su catálogo. Agregue los productos y servicios que cotiza, cada uno con precio unitario, costo unitario, SKU y categoría. Si algunos clientes tienen tarifas negociadas, configure grupos de precios personalizados y asígnelos.
- Inicie el presupuesto. Elija el cliente y el tipo de trabajo, y luego el contacto y la dirección de servicio. La fecha es la de hoy y el vencimiento queda a 30 días por defecto. Asigne un responsable, anote el número de PO del cliente como referencia, describa el alcance en el editor de texto enriquecido y agregue etiquetas como “Comercial”.
- Agregue partidas. Elija artículos del catálogo (o escriba uno puntual), defina cantidades y aplique un descuento o una tasa de impuestos por partida. El total se recalcula a medida que avanza.
- Envíelo. Mande el presupuesto por correo con el mensaje predeterminado de Configuraciones > Estimados, o haga clic en Marcar como enviado si lo entregó de otra forma. En ambos casos, Forz registra una nota.
- Espere la respuesta. Cuando el cliente abre el enlace, el estado pasa a Visto. El cliente acepta o rechaza en línea, o usted registra su respuesta telefónica con Marcar como aceptado o Marcar como rechazado, y Forz anota la hora.
- Convierta lo ganado. Haga clic en Convertir y elija Trabajo. El nuevo trabajo se abre con todo lo que el presupuesto ya tenía.
Qué se traslada al convertir
| En el presupuesto | En el nuevo trabajo |
|---|---|
| Cliente, dirección de servicio y contacto | Se copian |
| Sistema y tipo de trabajo | Se copian |
| Todas las partidas | Se copian |
| Estado y número | Nuevos: el trabajo empieza como No Programado, con su propio número de trabajo |
El presupuesto registra qué trabajo salió de él, así que cualquiera que revise la cotización más adelante puede ir directo al trabajo.
Presupuestos en la práctica
HVAC: contrato de mantenimiento
Riverside Office Park quiere servicio trimestral. Su responsable de cotizar elige el tipo de trabajo Mantenimiento, agrega “Inspección trimestral de HVAC” (4 a $275) y “Cambio de filtros” (4 a $45), fija el vencimiento a 14 días y lo envía por correo. Cuando el administrador de la propiedad acepta, un clic crea la primera visita de mantenimiento con ambas partidas ya cargadas.
Servicios eléctricos: tableros nuevos en tres edificios
Un cliente comercial pide cambiar los tableros eléctricos de tres edificios. El presupuesto lleva partidas por el tablero, la mano de obra y los materiales de cada edificio, y la etiqueta “Comercial” para filtrar. El gerente de instalaciones lo revisa y lo acepta desde el enlace. Como el trabajo abarca tres sitios, la oficina arma un proyecto de cliente con un trabajo por edificio, cada uno con su propia agenda y su cuadrilla.
Plomería: una reparación que requiere firma
Una empresa de administración de propiedades no aprueba trabajos sin un presupuesto firmado. El administrador firma de forma electrónica, la firma se guarda en el presupuesto y aparece en el PDF que su oficina archiva con el trabajo. La plantilla gratuita de presupuesto de plomería muestra lo que debe incluir una cotización completa.
Antes del presupuesto: leads y oportunidades
La mayoría de las cotizaciones comerciales empiezan como un lead o una oportunidad. Un lead guarda la organización, los contactos y la dirección de un prospecto hasta que califica, y al convertirlo todo pasa a un cliente nuevo. Una oportunidad sigue el negocio en sí: monto, fecha de cierre, probabilidad y un monto ponderado para el pronóstico. La página de CRM para servicios de campo cubre el embudo completo, incluida la detección de duplicados y el tablero de oportunidades.
Se conecta con el resto de Forz
- Facturación: el trabajo que convirtió se vuelve factura con un clic, con las partidas incluidas. Vea facturación y pagos.
- Programación: los trabajos convertidos empiezan sin programar, junto con el resto del trabajo que espera un espacio en la agenda. Vea programación y despacho.
- Portal del Cliente: sus clientes ven cada presupuesto Enviado o Visto, descargan el PDF y lo aceptan desde el Portal del Cliente.
- Compras: los artículos que cotiza son los mismos de sus órdenes de compra, así que los materiales de un trabajo ganado se piden con los mismos números de parte.
- Seguimiento: un reporte personalizado lista los presupuestos abiertos por encima de cierto monto para que ninguno grande quede en el olvido.
¿Lo está configurando? La guía de presupuestos (en inglés) explica cada pantalla.