Software de órdenes de compra para contratistas: pida, reciba y pague a sus proveedores.

Envíe órdenes de compra por correo o en PDF, reciba envíos parciales en el almacén o la camioneta correctos y genere facturas de proveedor con lo que llegó y los precios ya cargados. Registre pagos y asigne cada gasto a su proyecto.

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Facturas generadas con lo recibido Incluido en todos los planes iOS & Android
Orden de compra #101 a un proveedor de seguridad contra incendios: detectores de humo, sirenas con luz estroboscópica, baterías y módulos de monitoreo por un total de $2,828
Una orden de compra con la recepción a medias.

El problema con la forma tradicional

Pedidos por teléfono y mensaje

Las piezas se piden con una llamada al distribuidor o un mensaje al representante. Nadie puede consultar después qué se pidió, a qué precio ni para qué trabajo.

Pagar piezas que nunca llegaron

Un envío llega incompleto, el resto llega la semana siguiente y la factura del proveedor viene por el pedido completo. Sin recepciones registradas contra la orden, la oficina paga el total y espera que cuadre.

Compras desconectadas del trabajo

Los materiales de una instalación grande quedan repartidos entre órdenes de compra, recibos de tarjeta y viajes al distribuidor. Cuando el gerente del proyecto pregunta qué se compró para la obra, alguien tiene que buscar en el correo.

Cómo funciona en Forz: órdenes de compra

Proveedores con historial completo

Guarde la organización, la dirección y los contactos de cada proveedor, con su propio número secuencial. El perfil muestra primero las órdenes de compra y facturas abiertas, y además cada orden, factura y archivo anteriores. Importe listas de proveedores desde un archivo CSV.

Órdenes con partidas y condiciones

Elija un proveedor, defina la fecha, la condición de pago y la fecha de vencimiento, y agregue partidas con cantidad, precio unitario, descuento y tasa de impuesto. Forz numera cada orden en secuencia (por ejemplo #101), la lleva por sus propios estados y puede vincularla a un proyecto.

Órdenes desde órdenes de venta y facturas

Haga clic en Nuevo > Orden de Compra en una orden de venta y Forz copia las partidas, la tasa de impuesto y la condición de pago, con solo las cantidades que aún no se han pedido. También puede crear una orden a partir de una factura de proveedor existente para llevar el control.

Envío al proveedor

Envíe la orden por correo desde Forz, con el correo del proveedor ya cargado y su plantilla de órdenes de compra, o exporte un PDF. Al enviarla, pasa de Borrador a Enviada y queda una nota con el destinatario y la hora.

Recepción de envíos parciales

Haga clic en Recibir en la orden e ingrese la cantidad que llegó de cada partida. La mercancía entra en la ubicación de inventario definida en esa partida de la orden, la orden se muestra como recibida parcial o totalmente, y no se puede recibir más de lo pedido.

Facturas generadas desde las recepciones

Haga clic en Crear Factura, elija las recepciones que quiere incluir y Forz crea una factura de proveedor con las cantidades recibidas, los precios de la orden, el proveedor, la condición de pago y el impuesto. Las recepciones que deje fuera quedan disponibles para una factura posterior.

Pagos a proveedores y gastos

Haga clic en Realizar Pago en una factura de proveedor para registrar un pago con cheque, ACH o tarjeta de crédito, hasta que quede en estado Pagado. Reportes > Gastos lista los costos fuera del flujo de órdenes de compra, como combustible o un viaje al distribuidor, y usted asigna cada uno a un proyecto.

Cómo funcionan las compras en Forz

En la aplicación web de Forz, Proveedores, Órdenes de Compra y Facturas (proveedor) tienen cada uno su lista en la barra lateral (en Más hasta que los agregue), y los gastos están en Reportes. Un pedido típico sigue estos pasos:

  1. Agregue el proveedor. El nombre de la organización es el único campo obligatorio. Ingrese el nombre de un contacto y Forz crea con él el contacto principal del proveedor.
  2. Cree la orden de compra. Empiece en la lista Órdenes de Compra, desde el perfil del proveedor (que queda precargado) o desde una orden de venta que necesita materiales. Vincúlela a un proyecto si las piezas son para uno.
  3. Envíela. Mande la orden por correo desde Forz o exporte un PDF. El estado pasa a Enviada y el registro anota cuándo salió.
  4. Reciba lo que llega. Haga clic en Recibir por cada entrega e ingrese las cantidades por partida. Las existencias suben en la ubicación de inventario definida en cada partida de la orden.
  5. Genere la factura. Elija una o más recepciones y Forz arma la factura de proveedor con las cantidades recibidas y los precios de la orden. Haga clic en Marcar como abierto y aparecerá en las vistas de facturas abiertas y en los informes de antigüedad.
  6. Páguela. Registre pagos hasta que el saldo llegue a cero y la factura quede en estado Pagado.

Cuatro registros sostienen el proceso, y cada uno cumple una función distinta:

RegistroDónde estáQué hace
Orden de compraLista Órdenes de CompraUn compromiso de compra. No cambia las existencias.
Recepción de compraPestaña Recepciones de Compra de la ordenRegistra lo que llegó y lo suma a las existencias en la ubicación de cada partida
Factura de proveedorLista Facturas (proveedor)Lo que le debe al proveedor, con pagos y saldo actualizado
GastoReportes > GastosCostos fuera del flujo de órdenes de compra, asignables a un proyecto

Las órdenes de compra, las facturas de proveedor y los proveedores reciben números secuenciales simples (#100, #101, etc.). En Configuraciones > Numeración de registros puede dar a cada uno un formato personalizado con prefijo, año o mes, como PO2609-001. Los estados salen de sus propias Opciones de Estado, los campos personalizados funcionan en órdenes de compra y facturas de proveedor, y las vistas guardadas funcionan en las listas de órdenes de compra, facturas de proveedor y proveedores.

Cómo lo usan los contratistas

HVAC: pedir equipos para una instalación comercial

Antes de programar una instalación comercial de HVAC, la despachadora necesita una unidad condensadora y una línea de refrigerante del distribuidor. Crea una orden de compra para ABC HVAC Supply con una unidad condensadora de 5 toneladas, una línea de 50 pies y dos filtros deshidratadores, la vincula al proyecto del cliente y hace clic en Marcar como enviado. La orden aparece en la pestaña Órdenes de compras del proyecto.

Plomería: un envío que llega en dos partes

Un contratista de plomería pide 20 accesorios de cobre y 10 acoples de PVC. Los accesorios de cobre llegan primero, así que la oficina registra una recepción por esos 20. Los acoples llegan la semana siguiente y reciben una segunda recepción. La oficina puede generar una sola factura con ambas recepciones o una factura por envío, y cada factura cubre solo lo que llegó.

Servicios eléctricos: revisar un proveedor antes de negociar

Antes de negociar precios con Valley Electric Supply, el gerente de un contratista de servicios eléctricos abre el perfil del proveedor. La pestaña Órdenes de compras lista cada orden, abierta o completada, y la pestaña Facturas de proveedor muestra el historial de pagos y los saldos pendientes.

Se integra con el resto de Forz

  • La gestión de inventario toma cada recepción en la ubicación definida en cada partida de la orden y cuenta una sola vez la factura de proveedor y la recepción de la misma entrega.
  • Los proyectos listan sus órdenes de compra y suman sus gastos como materiales en la pestaña Finanzas.
  • La facturación vende los mismos artículos del catálogo que usted compra con órdenes de compra, y las existencias salen cuando se contabiliza la factura del cliente.
  • La integración con QuickBooks Online sincroniza los artículos en ambos sentidos, incluidos el costo unitario y la cantidad en existencia.

¿Lo está configurando? La guía Purchase Orders y la guía Bills (ambas en inglés) recorren cada pantalla.

Popular en estas industrias

HVAC Plomería Servicios eléctricos Servicio de ascensores Seguridad y baja tensión

Preguntas frecuentes

Sí. Abra la orden de venta y haga clic en Nuevo > Orden de Compra. Forz copia las partidas, la tasa de impuesto y la condición de pago, usted confirma el proveedor y la orden queda vinculada a la orden de venta. Las partidas reflejan solo las cantidades que aún no se han pedido, así que puede hacer un pedido parcial.

Abra la orden, haga clic en Recibir e ingrese la cantidad que llegó de cada partida. La orden aparece como recibida parcialmente hasta que todas las cantidades coincidan, y cuando llega el resto usted agrega una segunda recepción. Los artículos de tipo Servicio no se reciben, y no puede recibir más de la cantidad pedida en una partida.

Sí. Haga clic en Crear Factura en la orden y elija las recepciones que quiere incluir. Forz crea una factura vinculada a la orden con las cantidades recibidas y los precios de la orden, y hereda el proveedor, la condición de pago y la configuración de impuestos. Puede facturar todas las recepciones juntas o crear una factura por envío.

Crear una orden de compra no cambia las existencias, porque una orden es un compromiso de compra. Recibir contra la orden aumenta el Stock disponible en la ubicación de inventario definida en cada partida de la orden. Si una factura de proveedor y una recepción cubren la misma entrega, Forz cuenta la mercancía una sola vez.

Sí. Una orden de compra se puede vincular a un proyecto, y la pestaña Órdenes de compras del proyecto lista cada orden emitida para esa obra. Los gastos, como combustible o piezas compradas en el distribuidor, se pueden asignar a un proyecto desde Reportes > Gastos, y suman como materiales en la pestaña Finanzas del proyecto.

Abra la factura, haga clic en Realizar Pago e ingrese el monto, la fecha y el método (por ejemplo cheque, ACH o tarjeta de crédito). Forz reduce el saldo con cada pago, lo lista en la pestaña Pagos y cambia el estado de la factura a Pagado cuando los pagos igualan el total. Un pago no puede superar el saldo pendiente.

Sí. Los artículos se sincronizan en ambos sentidos, incluidos el costo unitario, la cantidad en existencia y las cuentas de gastos y de activo de inventario. Los clientes y las facturas también se sincronizan en ambos sentidos, y las tasas de impuesto, las cuentas y los métodos de pago llegan desde QuickBooks. Las órdenes de compra y las facturas de proveedor se quedan en Forz.

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