Cómo funciona la facturación en Forz
- Configure una sola vez. Agregue sus tasas de impuestos, elija un término de pago predeterminado (Neto 30 si no lo cambia) y escriba las notas para el cliente que aparecen en cada factura nueva, como las instrucciones de pago. Conecte Stripe y QuickBooks Online en Configuraciones > Integraciones.
- Termine el trabajo. Los materiales y la mano de obra se cargan en el trabajo como partidas de su catálogo de artículos, el mismo que usan sus presupuestos y sus órdenes de compra.
- Genere la factura. Haga clic en Convertir > Factura en el trabajo. Forz crea un borrador con el cliente, el contacto, la dirección de servicio, el término de pago y las partidas del trabajo, y vincula ambos registros. Cada trabajo lleva una factura, y cuando esa factura se envía, la página del trabajo muestra lo facturado, lo pagado y lo pendiente.
- Revise y envíe. Verifique los totales, agregue una nota para el cliente y haga clic en Enviar por correo. El correo sale con su plantilla de factura e incluye el enlace para ver y pagar. Si entrega la factura en persona o por correo postal, haga clic en Marcar como enviado.
- Cobre. El cliente paga en línea con Stripe desde el portal o el enlace del correo, o su oficina registra un cheque, efectivo o transferencia con su número de referencia. Cada pago recibe su propio número, actualiza el saldo y el estado de la factura, y se sincroniza con QuickBooks Online.
- Dé seguimiento. Forz revisa las fechas de vencimiento todos los días y marca como Vencidas las facturas abiertas. Al reenviar, puede elegir otra plantilla de correo, por ejemplo un recordatorio de pago.
Qué significa cada estado de factura
| Estado | Cuándo lo asigna Forz |
|---|---|
| Borrador | La factura está guardada pero no ha llegado al cliente |
| Enviada | Se envió por correo electrónico o se marcó como enviada |
| Vista | El cliente abrió el enlace de la factura |
| Pago parcial | Se registró un pago y queda saldo |
| Pagado | El saldo es cero |
| Vencida | Pasó la fecha de vencimiento de una factura Enviada, Vista o con Pago parcial |
| Anulada | La factura se canceló y ya no se puede editar ni pagar |
Si extiende la fecha de vencimiento más allá de hoy, una factura Vencida vuelve sola a Vista o Enviada.
Términos e impuestos que conservan su historial
Cuando cambia una tasa de impuestos o un término de pago, Forz archiva la versión anterior y crea una nueva. Si su estado sube el impuesto sobre las ventas de 6.5% a 7.0%, las facturas emitidas antes del cambio siguen mostrando 6.5% y las nuevas usan 7.0%. Los términos de pago funcionan igual, así que una factura pendiente a Neto 30 conserva Neto 30 aunque usted cambie sus términos habituales.
Los términos por fecha sirven para administradores de propiedades que pagan en un día fijo. Cree un término “Vence el día 1 del mes”, defina Mover al próximo mes si se emite dentro de (Días), y una factura creada demasiado cerca del día 1 pasa al mes siguiente en lugar de vencer pocos días después de llegar. Si QuickBooks agrupa una tasa estatal y una local en un solo código de impuesto (6.0% más 1.25%), Forz lo importa como una sola tasa de 7.25%.
Casos de facturación frecuentes
HVAC: contrato de mantenimiento
Una empresa de administración de propiedades paga $450 al mes por el mantenimiento preventivo de tres equipos de techo (RTU). Su despachador crea una factura recurrente mensual con tres partidas de $150. Forz prepara el borrador de cada mes antes de la fecha de facturación, listo para una revisión rápida. Los trabajos recurrentes se encargan de las visitas (vea contratos de servicio).
Protección contra incendios: una transferencia, tres facturas
Un cliente envía una sola transferencia de $4,200 que cubre facturas de $1,500, $1,800 y $900. Su oficina la registra una vez desde Pagos Recibidos, reparte el monto entre las tres facturas y las tres pasan al estado Pagado.
Servicios eléctricos: la mitad ahora, la mitad después
Un cliente abre una factura de $5,000 y paga $2,500 en el checkout de Stripe. Forz registra el pago y la factura queda en Pago parcial con $2,500 pendientes hasta que llegue el segundo pago.
Se conecta con el resto de Forz
- Cotizaciones: un presupuesto aceptado se convierte en un trabajo con sus partidas, y ese trabajo se convierte en la factura.
- Contabilidad: la página de la integración con QuickBooks Online explica en detalle qué se sincroniza y en qué sentido.
- Autoservicio del cliente: en el Portal del Cliente, sus clientes ven cada factura pendiente y su saldo total, y pueden pagar cualquiera con el botón Pagar factura.
- Trabajos grandes: un proyecto reúne las facturas de todos sus trabajos, con los totales facturado, pagado y pendiente en un solo lugar.
- Cobranza: un reporte personalizado como “todas las facturas vencidas de más de $500” se exporta a CSV para quien hace las llamadas.
La facturación está incluida en todos los planes: $50/usuario/mes con facturación anual, $60 mes a mes, mínimo de 10 usuarios. Consulte los precios para más detalles.
Si factura trabajo eléctrico, vea nuestra plantilla de factura de servicios eléctricos.
¿Lo está configurando? La guía de facturas y la guía de checkout para clientes (en inglés) explican cada pantalla.