Tres calendarios detrás de cada contrato
Un contrato de servicio en Forz son tres calendarios que funcionan en paralelo. Cada uno cumple una función distinta y cuenta el tiempo de forma algo diferente.
| Calendario | Qué crea | Frecuencias | Cómo se fija la próxima fecha |
|---|---|---|---|
| Visitas (trabajo recurrente) | Un trabajo numerado en el primer estado de su flujo | Semanal, quincenal, mensual, cada 3 o 6 meses, anual | A partir de la próxima fecha del calendario (los mensuales conservan su día del mes) |
| Cobro (factura recurrente) | Una factura en Borrador, hasta 5 días antes de su fecha | Las mismas seis opciones | Se generan 12 meses de elementos programados por adelantado |
| Equipos (tipos de inspección del dispositivo) | Una fecha de vencimiento en cada dispositivo | 13 opciones, de diaria a cada 7 años | Un número fijo de días después de cada resultado guardado |
Las visitas y el cobro siguen el calendario del contrato. Las fechas de los dispositivos siguen al equipo, así que la oficina ve qué inspección mensual, anual o plurianual debe cubrir cada visita.
Cómo configurar un contrato
- Arme la primera visita. Cree un trabajo para el cliente. Una plantilla de trabajo como Mantenimiento HVAC trimestral completa el tipo de trabajo, la descripción, etiquetas como Bajo contrato y las partidas.
- Hágala recurrente. Haga clic en Hacer Recurrente en la tarjeta Recurrentes del trabajo y fije la próxima fecha y la frecuencia. Para un contrato a plazo fijo, cree el calendario desde Trabajos > Trabajos Recurrentes > Nuevo, que también acepta una fecha de finalización.
- Configure el cobro. En Facturas > Facturas Recurrentes, elija el cliente, la frecuencia, la próxima fecha y el plazo de pago, y luego la dirección de servicio, el sistema y las partidas.
- Registre el equipo cubierto. Agregue los dispositivos al sistema en el sitio del cliente para que cada uno lleve sus propias fechas de inspección.
- Comparta el portal. Envíe al contacto del cliente la URL de su portal para que consulte los informes de inspección y los trabajos abiertos por su cuenta.
Contratos en la práctica
Mantenimiento HVAC mensual para un administrador de propiedades
Un contrato de mantenimiento de 12 meses se convierte en un trabajo recurrente con el tipo Mantenimiento, frecuencia mensual, una próxima fecha al inicio del contrato y una fecha de finalización al cierre. Partidas estándar como el cambio de filtros y la revisión del sistema acompañan cada visita. En el cobro, una factura recurrente mensual lleva tres partidas de $150, una por unidad de techo, para un total de $450 al mes, y Forz crea cada factura en borrador antes de su fecha.
Inspecciones trimestrales contra incendios
Una empresa de protección contra incendios configura un trabajo recurrente cada 3 meses con el tipo Inspección y partidas de mano de obra y piezas estándar. En cada ciclo aparece un nuevo trabajo de inspección, listo para programar. Entre visitas, los dispositivos de los sistemas de alarma y de rociadores llevan sus propios calendarios. Más detalles en software de inspección de incendios.
Prueba anual de válvulas antirretorno
Una empresa de plomería configura un trabajo recurrente anual con una próxima fecha que coincide con el plazo de cumplimiento del cliente, de modo que el trabajo llega con tiempo para programarlo. Las partidas cubren la tarifa estándar de la prueba y el papeleo de certificación, y cada prueba guardada fija la siguiente fecha de vencimiento de la válvula 365 días después.
Cómo cambiar o terminar un contrato
Los contratos cambian a mitad de plazo. Cuando pase, edite el trabajo recurrente y el cambio se aplicará a los trabajos que se generen desde ese momento. Los trabajos ya creados conservan sus datos originales. Para pausar el servicio, marque el trabajo recurrente como Inactivo y reactívelo después. Eliminar un trabajo recurrente detiene los trabajos futuros, pero deja en su lugar los que ya se generaron.
Las facturas recurrentes funcionan igual. Al editar una, Forz borra los elementos programados que aún no se han convertido en facturas y arma un nuevo calendario con la frecuencia y la próxima fecha actualizadas. Las facturas ya generadas conservan sus partidas. Cada calendario también puede tener su propio formato de numeración para los trabajos o facturas que genera.
Se integra con el resto de Forz
- Inspecciones y gestión de activos guarda los sistemas y dispositivos detrás de cada contrato.
- Facturación y pagos cubre el envío, el pago en línea y los registros de pago.
- El Portal del Cliente entrega los informes a los clientes con contrato sin una llamada.
- La programación y despacho pone cada trabajo generado en el calendario.
- La automatización de flujos de trabajo puede agregar una tarea de seguimiento cada vez que un trabajo de mantenimiento pasa a Completado.
¿Lo está configurando? Las guías Recurring Jobs y Recurring Invoices (en inglés) recorren cada pantalla.