Cómo funciona la programación, paso a paso
- Configure habilidades y grupos. Agregue habilidades en Configuraciones > Habilidades y asígnelas a cada técnico. Cree Grupos de Usuarios para que el calendario muestre un equipo a la vez.
- Cree el trabajo. Cada trabajo tiene un cliente, una dirección de servicio y un tipo de trabajo, y empieza como No Programado. Sus datos de despacho guardan las habilidades requeridas, la fecha límite, la duración y la ventana horaria.
- Pida sugerencias. Abra el trabajo, haga clic en Programar y elija Encontrar mejor momento. Forz devuelve hasta 5 opciones de técnico y horario clasificadas. Cuando el sitio y las citas cercanas tienen coordenadas, cada opción muestra el trayecto promedio, y su vista previa del calendario muestra el trayecto de llegada y el de salida.
- Acepte una o colóquelo usted. Al aceptar, Forz crea el evento en el calendario, asigna al técnico y pasa el trabajo al siguiente estado de su flujo. También puede hacer clic en un espacio del calendario, elegir Schedule Job y seleccionar el trabajo de la lista.
- El técnico lo ve en su teléfono. El técnico asignado encuentra el trabajo en su agenda en la aplicación móvil de Forz, con alertas de trabajos nuevos y cambios de horario si tiene las notificaciones activadas.
Tres situaciones de programación
Una inspección de alarmas contra incendios que exige un técnico certificado
El trabajo requiere un técnico con la habilidad “Fire Alarm Level 2”. Al pedir sugerencias, Forz descarta a quien no la tenga antes de calificar cualquier espacio, así que todas las opciones de la lista son de técnicos calificados. Registre la certificación una vez en el perfil del técnico y cada trabajo futuro que la requiera pasa por la misma verificación.
Una semana de mantenimiento de HVAC para todo el equipo
Tiene ocho trabajos de mantenimiento de HVAC sin programar para la semana. Pida sugerencias trabajo por trabajo. A medida que acepta cada una, el factor de carga de trabajo inclina un poco las siguientes sugerencias hacia los técnicos con días más ligeros, lo que ayuda a repartir la semana en lugar de cargarla sobre una persona.
Una reparación urgente en una semana llena
Falla una unidad de azotea en un cliente de administración de propiedades, y la mayor parte de la semana ya está reservada. Fije la fecha límite del trabajo para mañana y pida sugerencias. La búsqueda se detiene en la fecha límite, la urgencia califica alto los espacios libres de mañana, la vista previa del calendario muestra el trayecto real desde la cita anterior y el despachador acepta la que mejor encaja.
Cuándo usar el Planificador de Rutas
La programación coloca los trabajos uno por uno. Cuando planifica un día completo de paradas para varios técnicos o cuadrillas, use la planificación de rutas. Usted agrega los trabajos del día a un plan, Smart Dispatch los asigna a las rutas y ordena las paradas, y un clic en Despachar pone todo el día en el calendario. Ambas herramientas usan las habilidades del perfil de cada técnico. Las sugerencias de programación exigen un técnico que tenga todas las habilidades requeridas, y el planificador revisa las habilidades combinadas de los integrantes de cada ruta.
Funciona con el resto de Forz
- Órdenes de trabajo: las plantillas, los estados y los trabajos recurrentes crean el trabajo que usted programa.
- Aplicación móvil: los técnicos ven sus trabajos asignados en iOS y Android, también sin conexión.
- Automatización de flujos de trabajo: envíe un correo al técnico cuando un trabajo pasa de No Programado a Programado.
- Comunicación con clientes: mantenga en un mismo lugar los SMS y correos con cada cliente.
- Reservas en línea: el cliente elige una franja de llegada y el trabajo entra al calendario con un técnico asignado.
- Control de horas: los temporizadores de trabajo registran el tiempo de cada visita, y las entradas y salidas con GPS marcan el turno de cada técnico.
¿Lo está configurando? Las guías de Calendar y Schedule Suggestions (en inglés) recorren cada pantalla.