Configure las reservas en línea en cuatro pasos
- Active las solicitudes. En Configuraciones > Portal del Cliente, active Solicitudes. Si solo trabaja en ciertas zonas, indique los prefijos de código postal de su zona de servicio (Códigos postales del área de servicio) y escriba un mensaje para quienes estén fuera.
- Active las reservas en línea. Active el módulo Reservas en Línea en Configuraciones > Módulos y luego abra Configuraciones > Reservas en Línea. Defina Días reservables, Reservable desde, Reservable hasta y Franjas de llegada por día. Elija un Grupo de técnicos para reservas si solo un equipo debe atender el trabajo reservado y decida si deja activa la opción Confirmar reservas automáticamente. Si la desactiva, fije Liberar reservas sin confirmar después de (horas).
- Elija los tipos de trabajo reservables. En Configuraciones > Tipo de Trabajos, active Disponible para reserva en línea en cada tipo que el cliente pueda reservar y fije su Duración de la reserva (minutos). Agregue una Etiqueta para el cliente cuando el nombre interno sea una abreviatura que solo entiende su equipo.
- Comparta el enlace. Copie el Enlace al formulario de solicitud y colóquelo en su firma de correo o en una tarjeta de presentación. Para su sitio web, Configuraciones > Reservas en Línea también ofrece el Código de botón para un botón de reserva y el Código para insertar, que muestra el formulario dentro de su página. Los clientes que ya usan su portal encuentran el mismo formulario en la pestaña Solicitudes.
Activar la función y configurar franjas, horarios y tipos de trabajo requiere el rol Admin. Cualquiera que pueda editar trabajos puede aceptar o rechazar una reserva.
Qué pasa cuando un cliente envía una solicitud
El formulario tiene cuatro pasos cortos: el cliente describe el problema, ingresa la dirección del servicio, elige el tipo de visita, un día y una franja de llegada, y luego ingresa sus datos de contacto. Si eligió una franja, Forz le envía un código corto por correo y registra la solicitud cuando lo ingresa. Después, Forz crea un ticket, un trabajo y un evento en el calendario, y reserva la franja para el técnico que eligió. El cliente nunca elige a la persona.
Lo que Forz crea depende de quién hace la solicitud:
| Quién la envía | ¿Necesita código por correo? | Qué crea Forz |
|---|---|---|
| Un contacto que usted ya tiene | Sí | Un ticket en la cuenta de ese cliente |
| Una persona nueva, sin franja de llegada | No | Un lead que su equipo puede calificar |
| La misma persona nueva otra vez | No | Una nota en su lead existente |
| Cualquiera que reserve una franja de llegada | Sí | Un ticket, un trabajo y un evento en el calendario, con la franja reservada para un técnico |
| Quien elige “No recibo el código: envía mi solicitud” | Omitido | Un lead para revisar, sin franja reservada |
Cada solicitud registra que llegó por el portal, así su equipo la distingue de una llamada. Un desconocido que envía una solicitud sin elegir franja nunca ve la pantalla del código, así que las consultas nuevas legítimas no se retrasan.
Correos que reciben sus clientes
- Código de verificación, el código corto que confirma su dirección de correo.
- Solicitud recibida, que confirma la recepción y enlaza a su portal.
- Cita confirmada, con la franja de llegada prometida, la dirección de servicio y un archivo de calendario para su propia agenda.
- Cita liberada, que se envía cuando una reserva pendiente se rechaza o vence, para que nadie espere una visita que no va a ocurrir.
Cómo lo usan los oficios
HVAC: quienes llaman por primera vez entran como leads, no como clientes
Un administrador de propiedades que nunca ha trabajado con usted encuentra el formulario en su sitio web y pide servicio. Como no eligió franja de llegada, no necesita código, y la solicitud entra como un lead con el texto de la solicitud, los datos de contacto y la dirección de servicio. Su equipo lo revisa y usa Convertir en cliente cuando el lead cumple los requisitos, así nadie entra en su lista de clientes sin que alguien lo haya visto antes.
Plomería: un cliente actual reserva una visita
El gerente de un restaurante inicia sesión en su portal, abre la pestaña Solicitudes y elige su tipo de trabajo de limpieza de drenajes, que aparece con la etiqueta para el cliente, y una franja por la mañana. Tras ingresar el código, Forz crea el ticket, el trabajo y el evento en el calendario, y envía una confirmación con un archivo de calendario. El gerente consulta el estado en la pestaña Solicitudes en lugar de llamar a su oficina.
Protección contra incendios: la oficina revisa primero
Un contratista de protección contra incendios quiere que un despachador revise cada visita reservada antes de comprometerse, así que desactiva Confirmar reservas automáticamente. Las reservas llegan como pendientes y esperan en el filtro Pendientes de aprobación de Tickets. El despachador acepta las que encajan y rechaza las demás, lo que libera la franja y avisa al cliente. Si nadie actúa dentro del plazo de liberación, Forz libera la reserva y envía un correo al cliente.
Funciona con el resto de Forz
- Portal del Cliente: la pestaña Solicitudes está junto a los presupuestos, facturas, trabajos e inspecciones que sus clientes ya consultan ahí.
- Planificación de rutas: el técnico de cada reserva se elige con la misma lógica de programación que usa Smart Dispatch, y las visitas reservadas aparecen en el calendario con el que trabajan sus despachadores.
- CRM para servicios de campo: los solicitantes nuevos llegan como leads que usted califica y convierte.
- Presupuestos y cotizaciones: cuando una solicitud necesita precio primero, envíe un presupuesto que el cliente puede aceptar en el portal.
- Facturación y pagos: facture el trabajo al terminar, y el cliente paga en línea desde el portal o desde el enlace del correo de factura.
- Comunicación con clientes: dé seguimiento a una solicitud por correo o SMS.
- Inspecciones y gestión de activos: un trabajo creado desde un ticket hereda el cliente, la dirección de servicio y el sistema del ticket, así la visita queda ligada a los equipos que usted controla.
¿Lo está configurando? La guía de Service Requests & Online Booking (en inglés) recorre cada ajuste.