Configure el portal
- Verifique la dirección de su portal. Abra Configuraciones > Empresa y busque su subdominio. Su portal es cp.forz.io/su-subdominio, y todos sus clientes usan esa misma dirección. El subdominio se define durante la incorporación, y el soporte de Forz puede cambiarlo, lo que también cambia cada enlace que haya compartido.
- Vincule contactos a clientes. Cada cliente necesita al menos un contacto con un correo válido, vinculado a su registro. Un administrador de propiedades que supervisa varios edificios puede vincularse a cada cliente y elige la cuenta después de iniciar sesión.
- Comparta el enlace. Incluya la dirección en el pie de sus correos y en los correos de presupuestos y facturas, agregue un enlace al portal en su sitio web, imprímala en facturas o tarjetas de presentación, o envíela por mensaje de texto después de un trabajo. En Configuraciones > Portal del Cliente también encuentra el Código para insertar en su sitio web.
- Elija qué ven los clientes. En Configuraciones > Portal del Cliente, active las secciones que quiera: Trabajos, Facturas, Presupuestos e Inspecciones, y Solicitudes para la pestaña Solicitudes. Active la opción Citas para mostrar las próximas visitas, que el cliente puede confirmar. Para que además elijan una franja de llegada, configure las reservas en línea.
La configuración requiere el rol Admin.
Qué ven los clientes, y cuándo
La visibilidad depende del estado de cada registro, así que usted decide cuándo aparece.
| Registro | Qué ven los clientes | Oculto mientras |
|---|---|---|
| Trabajos | Número, estado, título, tipo de trabajo, tipo de sistema, dirección de servicio | El trabajo está sin programar |
| Presupuestos | Número, estado, monto, fecha, fecha de vencimiento, partidas, PDF | El presupuesto está en borrador |
| Facturas | Número, estado, monto, saldo, fecha, fecha límite de pago, partidas, PDF | La factura está en borrador |
| Inspecciones | Número, fecha, tipo de sistema, resultados de Aprobado, Reprobado u Omitido, PDF | El trabajo del que dependen está sin programar |
Las notas internas, los datos del técnico asignado y la información de costos de los trabajos nunca aparecen. Tampoco los tickets que su equipo abre en la cuenta, porque la pestaña Solicitudes muestra solo las solicitudes que envió el propio cliente.
El panel también muestra el nombre de la organización del cliente y el nombre, correo y teléfono del contacto que inició sesión. En cuanto comparte el enlace, todo presupuesto y factura que no esté en borrador y todo trabajo que no esté sin programar queda visible en las secciones que activó, así que revise los precios sensibles antes de enviarlo.
Qué pueden hacer los clientes
Casi todo el portal es de solo lectura. Los clientes pueden:
- aceptar un presupuesto, lo que cambia su estado a Aceptado, registra la hora y agrega una nota en el presupuesto
- descargar PDF de presupuestos, facturas e inspecciones
- confirmar una próxima visita con Confirmar evento, o agregarla a su propio calendario, cuando la opción Citas está activada (la visita confirmada aparece con una marca de verificación en el calendario de su equipo)
- pagar una factura con el botón Pagar factura, una vez que Stripe está conectado
- enviar solicitudes de servicio y, con las reservas en línea activadas, reservar una franja de llegada
No pueden crear ni editar trabajos, facturas o inspecciones, ver datos de otros clientes ni cambiar sus datos de contacto. Cada correo de factura también trae un enlace seguro de pago de Stripe, así el cliente puede pagar sin iniciar sesión.
Cómo lo usan los clientes comerciales
Un administrador de propiedades con varios edificios
Un coordinador de mantenimiento es contacto de tres complejos de apartamentos. Al iniciar sesión ve los tres en una lista, elige uno para revisar una inspección reciente de HVAC y luego cierra sesión y vuelve a entrar para ver las facturas de otro edificio.
Un administrador de edificio que revisa el trabajo de HVAC
Un contratista de HVAC agrega como contacto al administrador de una torre de oficinas y le envía el enlace del portal por correo. El administrador ingresa su correo, escribe el código y ve los trabajos abiertos y los informes de inspección del edificio sin llamar a la oficina del contratista.
Un dueño de restaurante que aprueba un presupuesto eléctrico
Un contratista eléctrico envía un presupuesto para cambiar un tablero. El dueño lo abre en el portal, revisa las partidas y el total, y lo acepta. El contratista ve el estado Aceptado en Forz y pasa a programar el trabajo.
Inicio de sesión y seguridad de los datos
- Los códigos tienen 6 caracteres, vencen a los 15 minutos, y un código nuevo anula el anterior.
- El botón Reenviar código espera 60 segundos entre envíos.
- Los clientes solo ven registros de su propia cuenta, y Forz verifica el vínculo del contacto con ese cliente en cada solicitud.
- Si elimina ese vínculo, el acceso termina de inmediato. Las sesiones se guardan en el servidor, y cerrar sesión las borra.
Funciona con el resto de Forz
- Presupuestos y cotizaciones: los presupuestos que sus clientes revisan y aceptan en el portal.
- Facturación y pagos: las facturas que los clientes ven y pagan aquí, y el enlace de pago de Stripe que trae cada correo de factura.
- Reservas en línea: cómo las solicitudes de servicio se convierten en tickets, leads y visitas reservadas, y cómo funcionan las franjas de llegada.
- Inspecciones y gestión de activos: los resultados de Aprobado, Reprobado u Omitido por dispositivo que respaldan cada PDF de inspección.
- Comunicación con clientes: envíe el enlace del portal por correo o SMS después de un trabajo.
¿Lo está configurando? La guía de Customer Portal Setup (en inglés) recorre cada paso.