Cómo avanza un proyecto en Forz
- Abra el proyecto. En la página Proyectos, haga clic en + Nuevo > Proyecto de cliente y elija el cliente, la dirección de servicio y el contacto. Forz asigna un número de proyecto y el primer estado de su flujo de proyectos (No Programado, En Proceso, Completado y Archivado por defecto).
- Cargue la lista de inicio. En la pestaña Tareas del proyecto, haga clic en Aplicar plantilla y elija una plantilla de Proyecto. Cada elemento se convierte en una tarea con su responsable y una fecha de vencimiento calculada desde hoy.
- Agregue los trabajos. Cree cada visita o fase como un trabajo desde la pestaña Trabajos. Cada trabajo conserva su propia programación y cuadrilla, así que pasa por programación y despacho como cualquier otra orden de trabajo.
- Pida y registre materiales. Elija el proyecto en el campo Proyecto de una orden de compra. Los recibos y las compras con tarjeta fuera del flujo de órdenes de compra se registran como gastos asignados al proyecto.
- Capture las horas. Los técnicos registran su entrada en el sitio, y el control de horas asigna sus registros de tiempo al proyecto cuando el sitio tiene uno activo.
- Facture por trabajo. Genere una factura desde cada trabajo terminado con facturación y pagos. Las pestañas Facturas y Finanzas del proyecto la incorporan.
- Cierre el proyecto. Pase el proyecto a Completado, y luego a Archivado cuando el expediente esté listo.
Qué contiene cada pestaña del proyecto
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Visión General | Nombre, estado, número, cliente, dirección, contacto, descripción, etiquetas y una tarjeta de resumen financiero |
| Trabajos | Cada trabajo vinculado al proyecto, más un botón para crear nuevos |
| Facturas | Facturas generadas desde los trabajos del proyecto, con estado, montos y estado de pago |
| Órdenes de compras | Materiales y suministros pedidos para el proyecto |
| Finanzas | Facturación (facturado, pagado, facturas pendientes), Costos (mano de obra, materiales, costos totales), Neto (pagado menos costos) y el monto total del proyecto |
| Tareas | Tareas del proyecto en vista de lista y de tablero |
| Registros de Tiempo | Entradas de tiempo registradas en el proyecto, con horas y montos de pago |
| Archivos | Documentos cargados al proyecto |
La pestaña Contactos aparece cuando hay dos o más contactos vinculados. Los proyectos internos solo muestran Visión General, Tareas y Archivos.
Tareas y plantillas
Las tareas son la capa de pendientes de todo Forz. Cada una recibe un número consecutivo, empieza en el primer estado de su flujo de tareas y notifica al responsable cuando se asigna a otra persona. La vista de tablero muestra una columna por estado y también aparece en la pestaña Tareas de un proyecto o trabajo, limitada a ese registro. Las tareas eliminadas van a la papelera y se pueden restaurar.
Las plantillas mantienen el trabajo repetido en orden. Los nombres son únicos dentro de cada tipo de registro, los elementos se reordenan arrastrándolos y editar una plantilla solo cambia las aplicaciones futuras. Las tareas ya creadas a partir de ella no se modifican.
Cómo usan los proyectos los contratistas
Una instalación de HVAC en tres pisos
Un contratista de HVAC gana un contrato para instalar sistemas en un edificio de oficinas de 3 pisos. Crea el proyecto de cliente “ABC Corp Instalación HVAC” y agrega tres trabajos, uno por cada piso de ductos. Cada trabajo tiene su propia programación y sus técnicos, y la pestaña Finanzas muestra lo facturado y lo pagado en los tres.
Inicio de un proyecto eléctrico comercial
Un contratista de servicios eléctricos tiene una plantilla “Inicio de proyecto comercial” asociada a Proyecto: verificar que se presentaron las solicitudes de permisos, pedir materiales al proveedor, programar la reunión previa a la obra, asignar al electricista líder y subir los planos del sitio a los archivos del proyecto. Cada nuevo proyecto comercial la recibe en su primera semana.
Inspecciones anuales en cinco edificios
Una empresa de protección contra incendios crea un proyecto para un cliente administrador de propiedades con inspecciones en cinco edificios. Cada edificio es su propio trabajo y recibe su propia factura al completarse la inspección. El resumen del proyecto muestra el saldo pendiente, es decir, lo que falta cobrar en los cinco edificios.
Protecciones
No se puede eliminar un proyecto que todavía tenga trabajos, facturas u órdenes de compra vinculados. Un proyecto eliminado pasa a la papelera. Eliminar un registro principal también elimina sus tareas vinculadas, así que archive un proyecto terminado en lugar de eliminarlo.
Cómo se conecta con el resto de Forz
Los proyectos usan los mismos trabajos, facturas y registros de tiempo que el resto de la plataforma, así que no hay nada que sincronizar. Para cifras de toda la empresa sobre trabajos, presupuestos y facturas, use reportes y paneles. Los técnicos ven sus trabajos asignados en la aplicación móvil. Los proyectos están incluidos en todos los planes (consulte los precios). Para ver uno con sus propios trabajos, solicite una demostración.
¿Lo está configurando? La guía de Projects y la guía de Task Templates (en inglés) explican cada pantalla.