Cómo se mueven las existencias en Forz
Forz nunca le deja escribir una cantidad de existencias directamente. El número de cada ubicación es un total acumulado que Forz recalcula cada vez que un documento mueve mercancía, así que cada cambio remite a una orden de compra, factura de proveedor, factura de cliente, transferencia o ajuste que usted puede abrir.
| Evento | Efecto en Stock disponible |
|---|---|
| Recibir contra una orden de compra | Aumenta en la ubicación definida en cada partida de la orden |
| Una factura de proveedor sale de Borrador | Aumenta, salvo que una recepción ya haya registrado la misma mercancía |
| Una factura de cliente sale de Borrador | Disminuye en la ubicación de cada partida |
| Completar una transferencia | Disminuye en el origen y aumenta en el destino |
| Guardar un ajuste | Aumenta o disminuye en la ubicación elegida |
| Crear una orden de compra | Sin cambio (es un compromiso de compra) |
| Agregar piezas a un trabajo u orden de venta | Sin cambio (cuentan como Stock comprometido) |
| Una factura de cliente o de proveedor en Borrador o Anulada | Sin cambio |
Una pieza típica sigue cuatro pasos:
- Llega. Usted recibe una orden de compra, y la mercancía entra en la ubicación de inventario definida en cada partida de la orden. Las entregas parciales no son problema: reciba hoy lo que llegó y el resto cuando aparezca.
- Se reserva. Un despachador agrega la pieza a una orden de trabajo y elige la ubicación de la que sale. La unidad pasa a contar como Stock comprometido, así que nadie la promete a otro cliente.
- Sale. Cuando el trabajo se convierte en factura y esa factura sale de Borrador, Forz descuenta la pieza de su ubicación. Si anula la factura, la mercancía vuelve.
- Se verifica el conteo. En un conteo cíclico, abra el artículo, haga clic en Ajustar Stock, elija la ubicación e ingrese lo que contó. Forz calcula la diferencia y la guarda con su motivo y descripción.
Almacenes, camionetas y obras
Con el módulo de Inventario avanzado habilitado para su cuenta, cada lugar donde guarda mercancía se convierte en una ubicación: el almacén principal, un segundo almacén, cada vehículo de servicio, un contenedor en una obra larga. Forz crea una ubicación Almacén principal al configurar su cuenta. Si agrega una ubicación, cada artículo de Inventario activo recibe allí un registro de existencias que empieza en cero. Si agrega un artículo, recibe un registro en cada ubicación activa.
Forz también protege su historial. No puede desactivar una ubicación que todavía tiene existencias, su ubicación principal ni su última ubicación activa. Una ubicación que alguna vez apareció en una transferencia, un ajuste, una recepción o una partida de un documento se puede desactivar, pero no eliminar. Los permisos de cada rol definen quién ve la pestaña Ubicaciones, quién puede ajustar existencias y quién puede crear transferencias.
Sin el módulo, Forz lleva una sola cantidad por artículo, y la recepción, la facturación y los ajustes funcionan igual.
Cómo lo usan los contratistas
Protección contra incendios: encontrar el extintor correcto
Una empresa de protección contra incendios guarda extintores y detectores de humo en un almacén central y en tres camionetas de servicio, configurados como cuatro ubicaciones. Antes de despachar a un técnico, el despachador abre la pestaña Ubicaciones del artículo para ver qué camioneta lleva el modelo correcto. En el conteo trimestral, el sistema indica 85 detectores de humo y el estante tiene 82. Un ajuste de -3 en el Almacén principal, con la nota “Conteo cíclico T1, estante C4”, corrige el número y deja constancia del motivo.
Plomería: reabastecer una camioneta tras una semana intensa
A la camioneta 3 de una empresa de plomería le quedan pocos accesorios PEX después de una semana de instalaciones. El despachador crea una transferencia del Almacén principal a la camioneta 3 con 50 acoples PEX de media pulgada y 25 codos PEX de tres cuartos. El encargado del almacén prepara las piezas y carga la camioneta, y el despachador hace clic en Marcar como transferido. Solo entonces cambian las dos ubicaciones.
HVAC: preparar equipos para una instalación
Un contratista de HVAC que instala 15 equipos en un edificio de apartamentos nuevo crea una transferencia del Almacén principal a una ubicación en la obra con 15 unidades condensadoras, 15 manejadoras de aire y 300 pies de línea de cobre. La transferencia queda En tránsito mientras el equipo va en camino, y la ubicación de la obra la muestra como En tránsito hasta que alguien la registra y completa la transferencia.
Carga del camión y Preparación
Antes de que el técnico salga del patio, Carga del camión muestra cada pieza de Inventario que sus trabajos necesitan ese día, ordenada por ubicación. Marca cada línea con un toque o un escaneo y luego Confirma la carga. Las líneas incompletas se listan por nombre y ubicación, y las cantidades confirmadas quedan como registro de lo que subió al camión.
Cargar no cambia los niveles de inventario, y funciona con o sin Inventario avanzado. Cuando el soporte activa el módulo opcional de Preparación, el personal del almacén prepara las piezas con anticipación (un técnico o Preparar para todos). El técnico ve lo que se preparó y solo tiene que verificar y cargar. La oficina puede exportar los informes de Carga del camión y Hoja de preparación a PDF o CSV.
Se integra con el resto de Forz
- Las órdenes de compra traen la mercancía. Cuando una factura de proveedor y una recepción cubren la misma entrega, Forz cuenta las existencias una sola vez.
- Las órdenes de trabajo y las órdenes de venta mantienen las piezas como Stock comprometido hasta que se facturan.
- La facturación es donde la mercancía sale del estante, desde la ubicación de cada partida.
- La integración con QuickBooks Online sincroniza los artículos en ambos sentidos, incluidos la cantidad en existencia y el punto de reorden.
- Los grupos de precios personalizados dan a clientes específicos su propio nivel de precios, con un multiplicador o un precio fijo.
- Las herramientas, los equipos y los vehículos que entrega a los técnicos son activos, no existencias. Contrólelos con el seguimiento de activos, y los técnicos aceptan o rechazan cada asignación en la aplicación móvil.
¿Lo está configurando? La guía How Inventory Works (en inglés) sigue una pieza por cada pantalla, y la guía Stock Levels (en inglés) cubre ubicaciones y puntos de reorden.